Ledenlijst

[JohannaKloosterhuis]

Het importeren van de ledenlijst die ik gedownload heb uit de oude website lukt niet.
Beter gezegd: als ik op importeren klik komt er al een foutmelding zodat ik niet eens kan aangeven wat ik waar vandaan wil importeren.
Is dat nog niet actief of gaan jullie dit voor ons doen pas nadat wij daar om vragen?
In de handleiding wordt hier ook niet over geschreven, alleen hoe je stuk voor stuk nieuwe emailadressen toevoegt.
Ik hoop dat dit niet de bedoeling is met onze bestaande adressenlijst.
Zo mogelijk graag beide lijsten importeren/klaarzetten:-)
Alvast bedankt.
Afdeling Midden-Groningen, Johanna Kloosterhuis

[Saskia Breebaart]

Beste Johanna
De lijst met abonnee's op de Nieuwsbrief hoef je niet uit de oude site te halen.
Zodra je nieuwe website live gaat zorgt Youwe er voor dat deze informatie mee over komt.
Dat het nu niet gedaan is heeft als achtergrond dat je dan de mensen die zich de laatste weken van de oude site nog aanmelden kwijt raakt.
Is je vraag hiermee voldoende beantwoord?

[JohannaKloosterhuis]

Hallo Saskia,
Mooi geregeld:-)
Zal dan volgende week zijn.
Test naar mijn eigen mailadres werkte wel:-)
Alleen nog wel de vraag of beide lijsten overgezet worden, of alleen de leden (150) of alleen de lijst met alle adressen (ca. 350)
Groetjes,
Johanna Kloosterhuis

[Saskia Breebaart]

Johanna of beide lijsten overgezet worden weet ik niet. Vraag het Caroline die weet het of kan het navragen.

[Carla Hupjé]

Vanwege corona zijn we veel meer digitaal gaan communiceren met de leden. Ik maak de nieuwsbrieven in Word en verzend ze per mail aan de leden die een mailadres hebben. Ik wil nu overstappen op de nieuwsbrieven vanuit Typo3. Ik zie dat er wel een adressenlijst in typo3 zit, maar niet met alle leden van Veluwezoom. Dit zijn waarschijnlijk de mensen die zich zelf aangemeld hebben. Ik kan natuurlijk alle adressen van leden die er niet in zitten toevoegen, maar vraag me af of het misschien gemakkelijker kan. Zo ja, hoe gaat dat dan? Ik hoor het graag.
Met vriendelijke groet,
Carla Hupjé - Veluwezoom

[Ton K]

Ik kan natuurlijk alle adressen van leden die er niet in zitten toevoegen, maar vraag me af of het misschien gemakkelijker kan. Zo ja, hoe gaat dat dan? Ik hoor het graag.

Ja, daar is meestal geen beginnen aan. Nog daargelaten de typefouten die je kunt maken. Stuur even een mailtje naar Caroline, volgens mij kan zij Wind-Internet vragen om die adressen in te lezen.

[Johan]

Hallo!
Mijn naam is Johan, ben penningmeester en nu ook webmaster voor de afdeling Noordoost Friesland. Nieuw op dit terrein.
In TYPO3 zie ik een ledenlijst staan, die ook wordt aangevuld als ik het test door vanaf de website een lidmaatschap op de nieuwsbrief aan te vragen. Van onze ledenadministrateur hoor ik echter dat hij de adresgegevens van elders haalt en vervolgens deze gegevens doorstuurt naar de secretaris, die tenslotte de nieuwsbrieven verstuurt.
Dit lijkt me toch niet de meest efficiënte weg. Hoe pakken we dit beter aan? Ledenadministrateur, nieuwsbriefschrijver en webmaster allemaal toegang tot de achterkant van de website, zodat we daarin alles doen?
Ik ben heel erg benieuwd!

Overigens zat ik conform een reactie op mijn registratie bij dit forum te wachten op een bevestigingsmail, dat er nooit is gekomen. Een poging om een week later maar in te loggen gelukte wonderwel!

[Ton K]

De lijst in TYPO3 is geen ledenlijst, maar een lijst van e-mailadressen van mensen die zich hebben aangemeld om de e-mailnieuwsbrief te ontvangen. Deze lijst kan ook niet-leden bevatten.

De adresgegevens van leden worden bijgehouden in de ledenadministratie in Procurios. Hier staan veel meer gegevens in dan wat je nodig hebt voor het versturen van een nieuwsbrief. Voor het versturen van een nieuwsbrief heb je alleen het e-mailadres nodig, geen woonadres, rekeningnummer of andere persoonlijke gegevens.

Het doel en de functionaliteit van deze twee systemen zijn dus verschillend. Daarnaast is er de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die het niet toestaat dat onbevoegden toegang hebben tot gegevens die niet voor hun doel noodzakelijk zijn. Een webmaster heeft bijvoorbeeld geen toegang nodig tot het woonadres van een lid.

Dat betekent echter niet dat je inloggegevens niet gedeeld kunnen worden met de penningmeester of de nieuwsbriefschrijver, zodat zij hun taken zelf kunnen uitvoeren. Je kunt Caroline vragen om extra inlogaccounts aan te maken. Of dit verstandig, wenselijk of nodig is, valt te bezien. In mijn ogen is het de taak van de webmaster om alles wat met de website te maken heeft te beheren. Dit omvat het maken van de pagina's, het opmaken van de nieuwsbrief en het versturen ervan. Dit valt allemaal onder de verantwoordelijkheden van de webmaster.

Het is begrijpelijk dat dit misschien niet de meest efficiënte werkwijze is, maar het heeft zijn historie. Zowel TYPO3 als de ledenadministratie zijn systemen die al langer in gebruik zijn. Misschien biedt de toekomst, nu er iemand specifiek voor ICT is aangesteld, nieuwe inzichten en verbeteringen.

Excuses voor het ontbreken van een bevestigingsmail na je aanmelding. Normaal gesproken zou het systeem automatisch een bevestigingsmail sturen. Het kan zijn dat ik per ongeluk het vinkje heb gemist of dat de mail in je spam terecht is gekomen. Er kan ook een andere oorzaak zijn. Zelf ontvang ik geen meldingen meer vanuit het systeem, ook niet in de spam. Ik heb geen idee waarom dat is, maar daarom kijk ik regelmatig op het forum om te zien of er nieuws is.

[Johan]

Dank je wel, Ton!
Als iemand zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, blijven die gegevens dan alleen in TYPO3 of worden ze ook doorgezet naar Procurios, zodat de plaatselijke ledenadministrateur de lijst met ontvangers kan aanpassen?

[Ton K]

Alle nieuwsbrief aanmeldingen op de website blijven in TYPO3. Je kunt deze lijst wel downloaden om die naast je ledenlijst te leggen. Als je e-mail adressen aan Procurios toe wilt voegen, moet dat via de ledenadministratie.

Om de lijst met e-mail adressen te downloaden, ga je naar Lijst - Opslag - Nieuwsbrief opslag xxx. In het rechtervenster klik je dan op Direct mails, en in het nieuwe venster klik je bovenaan op CSV-bestand downloaden. Dat bestand sla je lokaal op en kun je in excel importeren.